BIP Szkoły podstawowej nr 1 w Ostródzie

Regulamin   przyjmowania  i  rozpatrywania  skarg  i  wniosków w Szkole Podstawowej nr 1 im. Armii Krajowej w Ostródzie

Podstawa prawna:
1. Ustawa z dn. 14 czerwca 1960 r.- Kodeks postępowania administracyjnego (tekst jednolity: Dz.U. z 2021 r,  poz. 735)
2. Rozporządzenie Rady Ministrów z dn. 8 stycznia 2002 r. w sprawie organizacji przyjmowania i rozpatrywania skarg i wniosków  (Dz.U. z 2002 r., Nr 5, poz.46)

Rozdział I
Przyjmowanie i rejestrowanie skarg i wniosków

§ 1. 1. Wnoszący skargi i wnioski przyjmowani są przez:
1) pracowników wyznaczonych imiennie (zał.1) przez dyrektora szkoły – codziennie
w godzinach pracy tj. 7.30-15.30
2) Skargi mogą być wnoszone:
- pisemnie;
- telefonicznie lub za pomocą dalekopisu;
- pocztą elektroniczną na adres: sekretariat@sp1.ostroda.pl
- ustnie do protokołu – zał. 2.
2. Pracownik przyjmujący skargę/wniosek potwierdza złożenie skargi/wniosku, jeżeli osoba je wnosząca zażada potwierdzenia.
3. Pracownik przyjmujący skargę/wniosek obowiązany jest przekazać ją niezwłocznie dyrektorowi.
4. W szkole prowadzi się Rejestr skarg i wniosków wg wzoru – zał.3. Rejestr skarg
i wniosków przechowuje się w sekretariacie szkoły. Rejestr skarg i wniosków posiada następujące rubryki:
1) liczba porządkowa;
2) data wpływu skargi/wniosku;
3) data rejestrowania skargi/wniosku;
4) adres osoby lub instytucji wnoszącej skargę/wniosek;
5) informacja na temat, czego dotyczy skarga/wniosek;
6) termin załatwienia skargi/wniosku;
7) imię i nazwisko osoby odpowiedzialnej za załatwienie skargi/wniosku;
8) data rozpatrzenia;
9) krótka informacja o sposobie załatwiania sprawy.
5. Do rejestru wpisuje się także skargi i wnioski, które nie zawierają imienia i nazwiska (nazwy) oraz adresu wnoszącego - anonimy.
6. Do rejestru nie wpisuje się pism skierowanych do wiadomości szkoły.

Rozdział II
Kwalifikowanie skarg i wniosków

§ 2. 1. Kwalifikowania spraw jako skargi lub wnioski dokonuje dyrektor.
2. Każda sprawa zakwalifikowana przez dyrektora jako skarga lub wniosek wpisywana jest do rejestru skarg i wniosków.
3. Jeśli z treści skargi lub wniosku nie można ustalić ich przedmiotu, dyrektor wzywa wnoszącego o wyjaśnienia lub uzupełnienia, z pouczeniem, że nieusunięcie braków spowoduje pozostawienie skargi lub wniosku bez rozpoznania.
4. Skargi/wnioski, które nie należą do kompetencji szkoły, należy zarejestrować, a następnie pismem przewodnim przesłać zgodnie z właściwością, zawiadamiając o tym równocześnie wnoszącego albo zwrócić mu sprawę wskazując właściwy organ, kopię pisma zostawić w dokumentacji szkoły.
5. Skargi/wnioski, które dotyczą kilku spraw podlegających rozpatrzeniu przez różne organy, należy zarejestrować a następnie pismem przewodnim przesłać właściwym organom zawiadamiając o tym równocześnie wnoszącego, a kopie zostawić w dokumentacji szkoły.
6. Skargi/wnioski anonimowe po dokonaniu rejestracji pozostają bez rozpoznania.
7. Dyrektor może informacje zawarte w anonimowej skardze/wniosku wykorzystać w ramach pełnionego nadzoru pedagogicznego.
8. Skargi i wnioski przekazane przez redakcje prasowe, radiowe i telewizyjne oraz organizacje społeczne podlegają rozpatrzeniu i załatwieniu w takim samym trybie, jak skargi i wnioski osób fizycznych i prawnych.

Rozdział III
Rozpatrywanie skarg i wniosków

§ 3. 1. Pracownik upoważniony do rozpatrywania skarg/wniosków jest zobowiązany przestrzegać następującej kolejności działań:
1) przyjęcie, kwalifikowanie i rejestracja skargi/wniosku;
2) analiza treści skargi/wniosku;
3) określenie i wyszczególnienie zarzutów;
4) w przypadku, gdy z treści skargi/wniosku nie można ustalić jej przedmiotu – wezwać skarżącego do złożenia wyjaśnienia lub uzupełnienia w terminie 7 dni od daty otrzymania wezwania z jednoczesnym pouczeniem, że nieusunięcie braków spowoduje pozostawienie skargi/wniosku bez rozpoznania;
5) przeanalizowanie zarzutów w aspekcie prawnym;
6. zaplanowanie trybu działań/czynności postępowania wyjaśniającego, w tym:
- ustalenie źródeł informacji, trybu i form ich zbierania,
- ustalenie wykazu dokumentów przewidzianych do kontroli, badania,
- przygotowanie narzędzi wspomagających wyjaśnienie sprawy, np. ankiet, listy pytań, kwestionariusza wywiadu, arkusza diagnostycznego, itp.;
7. w przypadku braku możliwości załatwienia skargi/wniosku w określonym terminie przygotować zawiadomienie o przedłużeniu okresu rozpatrywania skargi/wniosku wraz z podaniem przyczyny i planowanego terminu zakończenia;
8. analiza zebranych materiałów w postępowaniu wyjaśniającym, ustalenie stanu faktycznego, odniesienie się do stanu prawnego i zasadności zarzutów;
9. opracowanie projektu odpowiedzi na skargę/ wniosek;
10. sformułowanie wniosków do dalszej pracy celem poprawy wskazanego obszaru pracy szkoły, w przypadku, gdy skarga/wniosek były zasadne.

§ 4. 1. Z wyjaśnienia skargi/wniosku sporządza się następują dokumentację:
1) oryginał skargi/wniosku;
2) notatkę służbową informującą o sposobie załatwienia skargi/wniosku i wynikach postępowania wyjaśniającego;
3) materiały pomocnicze zebrane w trakcie wyjaśniania skargi/wniosku;
4) odpowiedź do skarżącego, w której został powiadomiony o sposobie rozstrzygnięcia sprawy wraz z urzędowo potwierdzonym jej wysłaniem;
5) inne pisma, jeśli sprawa tego wymaga.
2. Odpowiedź do wnoszącego winna zawierać:
1) oznaczenie organu, od którego pochodzi;
2) wyczerpującą informację o sposobie załatwienia sprawy z odniesieniem się do wszystkich zarzutów/wniosków zawartych w skardze/wniosku;
3) imię i nazwisko osoby rozpatrującej skargę.
3. Pełna dokumentacja po zakończeniu sprawy przechowywana jest w sekretariacie szkoły.

Rozdział IV
Terminy rozpatrywania skarg i wniosków

§ 4. 1. Skargę/wniosek rozpatruje się bez zbędnej zwłoki.
2. Skargę/wniosek rozpatruje się:
1) do czternastu dni, gdy skargę wnosi poseł na Sejm, senator lub radny;
2) do miesiąca, gdy wszczyna się postępowanie wyjaśniające;
3) do dwóch miesięcy gdy sprawa jest szczególnie skomplikowana.
3. Do siedmiu dni należy:
1) przesłać skargę/wniosek do właściwego organu z powiadomieniem wnoszącego lub zwrócić ją wnoszącemu ze wskazaniem właściwego organu, jeżeli skarga/wniosek została skierowana do niewłaściwego organu;
2) przesłać skargę/wniosek do wnoszącego z odpowiednim wyjaśnieniem, jeżeli trudno jest ustalić właściwy organ lub gdy właściwy jest organ wymiaru sprawiedliwości;
3) przesłać odpisy skargi/wniosku do właściwych organów z powiadomieniem wnoszącego, jeżeli sprawy w nich poruszane dotyczą różnych organów;
4) przesłać informację do wnoszącego o przesunięciu terminu załatwienia skargi/wniosku
z podaniem powodów tego przesunięcia;
5) zwrócić się z prośbą do osoby wnoszącej o przesłanie dodatkowych informacji dotyczących skargi/wniosku;
6) udzielić odpowiedzi w przypadku ponowienia skargi/wniosku, w której brak jest wskazania nowych okoliczności sprawy.

Załączniki:

1. klauzula informacyjna dotycząca przetwarzania danych osobowych w związku z wniesionymi skargami
   i wnioskami;
2. protokół przyjęcia skargi ustnej,
3. protokół przyjęcia skargi ustnej z potwierdzeniem,
4. notatka służbowa,
5. imienny wykaz osób uprawnionych do rozpatrywania skarg i wniosków,
6. wzór rejestru skarg i wniosków                                                                                                                             

 Dyrektor
Szkoły Podstawowej nr 1 im. Armii Krajowej w Ostródzie

Klauzula informacyjna RODO
dotycząca przetwarzania danych osobowych w związku z wniesionymi do Szkoły Podstawowej nr 1 im. Armii Krajowej w Ostródzie skargami i wnioskami

Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679
z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych osobowych) (dalej jako: RODO) informujemy, iż:
1) Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Szkoła Podstawowa nr 1 im. Armii Krajowej w Ostródzie, 14-100 Ostróda, ul. Pieniężnego 30a
2) W Szkole Podstawowej Nr 1 im. Armii Krajowej w Ostródzie wyznaczony został Inspektor Ochrony Danych Pan Jacek Pietrzyk; kontakt: tel. 89 642 94 30
3) Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą w celu rozpatrzenia skargi lub wniosku (podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. c RODO w związku z przepisami):

• ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r.  Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U.z 2021 r. poz. 735) – Dział VIII. Skargi i wnioski,
• rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 8 stycznia 2002 r. w sprawie organizacji przyjmowania i rozpatrywania skarg i wniosków (Dz. U. Nr 5, poz. 46).                     

4) Pani/Pana dane osobowe mogą być udostępnione wyłącznie organom upoważnionym na podstawie przepisów prawa powszechnie obowiązującego.
5) Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane przez okres niezbędny do rozpatrzenia wniesionej przez Panią/Pana skargi/wniosku, a następnie przez okres ustalony, zgodnie
z przepisami wydanymi na podstawie art. 6 ust. 2 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r.  o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2020 r. poz. 164).
6) W związku z przetwarzaniem Pani/Pana danych osobowych przysługują Pani/Panu następujące uprawnienia:

• prawo dostępu do swoich danych osobowych, w tym prawo do uzyskania kopii tych danych;
• prawo żądania sprostowania swoich danych osobowych; 
• prawo żądania ograniczenia przetwarzania danych osobowych.

Aby skorzystać z powyższych praw może Pani/Pan skontaktować się bezpośrednio
z administratorem lub inspektorem ochrony danych w PGW WP bądź wystąpić do administratora danych pisemnie na ww. adres pocztowy lub e-mailowy.
7) Ma Pani/Pan prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych
z siedzibą w Warszawie przy ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, gdy uzna Pani/Pan, iż przetwarzanie danych osobowych narusza przepisy prawa.
8) Podanie przez Pana/Panią danych osobowych jest wymogiem ustawowym. Konsekwencją niepodania danych będzie pozostawienie skargi/wniosku bez rozpoznania.
9) Pani/Pana dane osobowe nie będą podlegały zautomatyzowanym procesom podejmowania decyzji, w tym profilowaniu.

PROTOKÓŁ PRZYJĘCIA SKARGI USTNEJ

w dniu  …………………  , godzina ..............................

……………………………………………………………………………………………….......................................................
( Nazwisko i imię oraz stanowisko pracownika przyjmującego skargę )

………………………………………………………………………………………………….............................
( Nazwisko i imię oraz adres osoby wnoszącej skargę )

Wyszczególnienie zarzutów, podanie argumentów, przytoczenie faktów, wskazanie źródeł mających potwierdzić zarzuty:

Wykaz dokumentów (kopii) załączonych do skargi
……………………………………………………………………………………………………………………………………

     ……………………………………………                                            ........................................................................

      (podpis osoby wnoszącej skargę )                                               (podpis pracownika przyjmującego skarbu)                                                                                                                                            

PROTOKÓŁ  PRZYJĘCIA  SKARGI  USTNEJ

W dniu…………………….Pan/Pani…………………………………………………………

zam.   ……………………………………………………………………………......……………..

Tel.    ………………………………………………………………………….......………………..

Złożył(a) skargę dotyczącą …………………………………………………………………................................................

………………………………………………………………………………………………………………………………………

Do skargi załączono następujące dokumenty:

........................................................................................................................................................................................

      ……………………………………………                                            ........................................................................

      (podpis osoby wnoszącej skargę )                                                     (podpis pracownika przyjmującego skargę)

NOTATKA SŁUŻBOWA

Z postępowania wyjaśniającego przeprowadzonego

przez………………………………………………………………………………

                        ( imię i nazwisko, stanowisko służbowe )

W sprawie skargi nr……………………………………………………………………………

Złożonej przez………………………………………………………………………………….

                                        ( imię i nazwisko osoby wnoszącej skargę )

a dotyczącej: (wskazać zarzuty )

1. …………………………………………………………………………………………………………………………………….

2. …………………………………………………………………………………………………………………………………….

W trakcie postępowania wyjaśniającego podjęto następujące czynności:

1. ……………………………………………………………………………………………………………………………………

2. ……………………………………………………………………………………………………………………………………

3. ……………………………………………………………………………………………………………………………………

Na podstawie przeprowadzonych czynności ustalono:

(podać stan faktyczny i odniesienia do stanu prawnego z podstawą prawną )

……………………………………………………………………………………………………………………………………….

……………………………………………………………………………………………………………………………………….

……………………………………………………………………………………………………………………………………….

W czasie badania sprawy poczyniono następujące spostrzeżenia:

……………………………………………………………………………………………………………………………………….

………………………………………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………………………………….

Wobec powyższego należy:

………………………………………………………………………………………………….....................................................

………………………………………………………………………………………...........................................................……

...................…………………………………
( podpis, stanowisko służbowe )